Grattis till finalplatsen, Per Forsman, områdeschef. Vilka är ni som har jobbat med insatsen?

Vilka är ni som har arbetat med insatsen?
– När vi påbörjade detta initiativ inledde vi en dialog med leverantören av verktyget MIA om vad det kunde bidra med för oss samt för att förstå dess funktioner och potential. I detta inledande skede deltog representanter från hemtjänsten, IT och ekonomi, och tillsammans beslutade vi att genomföra en pilotstudie. Vi valde att ta med representanter från dessa områden för att kunna se olika perspektiv och framför allt att vi från hemtjänsten kan ha verksamhetsperspektiv och behov i fokus. Piloten genomfördes initialt inom hemtjänsten, med syftet att dels testa tekniken och fungera som ett bollplank för leverantörens utvecklare. Dels för att kunna se om det fyller de behov vi har för att höja kvaliteten och göra det enklare och effektivare att göra journalanteckningar.

– Vår implementeringsstrategi byggde på att skapa värde genom ambassadörer – en grupp engagerade användare. Jag själv, (Per Forsman) i rollen som områdeschef, ledde arbetet med stöd från mitt chefsstöd, Marie Lindgren. Flera medarbetare från personalgruppen deltog aktivt, där Elma Nilsson och Rebekka Vernersson särskilt utmärkte sig som drivande ambassadörer och med expertkompetens utifrån verksamhetsperspektiv. De arbetade hårt för att inspirera och motivera sina kollegor i vardagen, samtidigt som de testade och utmanade MIA. De undersökte hur MIA presterade i olika miljöer och med olika typer av inmatningar för att säkerställa att det fungerade optimalt i praktiken.

Vilka förbättringar kommer insatsen att leda till?
– Redan i ett tidigt skede genomförde vi en nyttokalkyl som visade att MIA hade en låg tröskel för användning och samtidigt en hög potential att skapa värde. En av de största fördelarna är att det möjliggör trygga, säkra och respektfulla journalanteckningar, vilket bidrar till en tydlig röd tråd i dokumentationen. Även om vi tidigare kunnat uppnå detta, har vi identifierat betydande utmaningar för personalen när det gäller dokumentation. Språkliga hinder, bristande erfarenhet och osäkerhet har ibland lett till att medarbetare avstått från att dokumentera av rädsla för att göra fel.

Med hjälp av MIA får både nya och erfarna medarbetare stöd i att hantera svåra och komplexa situationer. Det hjälper dem att dokumentera på ett sätt som är etiskt och respektfullt gentemot den enskilde individen. Även om tidsbesparingar inte har varit vårt primära fokus, har vi kunnat konstatera att MIA bidrar till en mer effektiv arbetsprocess.

– När MIA är fullt implementerat kommer vi att kunna följa upp och analysera verkställigheten av beslut inom kommunens omsorg på ett mer strukturerat sätt. Detta kommer i sin tur att leda till bättre underlag för uppföljning och kvalitetssäkring.

Vilka är era framgångsfaktorer – vad har tagit er så här långt i projektet?
– En av våra största framgångsfaktorer är att vi verkar i en organisation där digital utveckling är en prioriterad fråga, både på politisk nivå och inom tjänstemannaledningen. Vår digitaliseringsstrategi ger oss en stabil grund och ett tydligt mandat att arbeta med innovation och utveckling.

– En annan viktig framgångsfaktor är vår organisationskultur, som präglas av nyfikenhet och mod. Vi har medarbetare som är villiga att testa nya lösningar, lära nytt och anta utmaningar. Våra ambassadörer har spelat en avgörande roll i detta arbete – de har inte bara inspirerat och motiverat sina kollegor utan också bidragit med värdefull återkoppling för att utvärdera både risker och nyttan med MIA. Också värt att nämna är att efter 6 månader är det ca 70% aktiva användare på hemtjänsten.

– Slutligen vill jag lyfta fram vikten av en närvarande och engagerad ledning. För att ett initiativ som detta ska lyckas krävs ledare som vågar fatta beslut, även om de initialt kan innebära kostnader, och som ser till verksamhetens långsiktiga nytta. Arbetsgruppens mod och engagemang liksom goda möjligheter till delaktighet och kommunikation har också varit avgörande för att vi har kunnat nå dit vi är idag.

Är er idé skalbar eller möjlig att överföra till andra verksamheter? Vilka typer av verksamheter skulle i så fall kunna dra nytta av den?
– Idag är MIA utformat för att stödja mobila journalanteckningar, vilket innebär att det främst används av vård- och omsorgspersonal som dokumenterar via mobilapplikationer. Detta inkluderar vårdbiträden och undersköterskor inom äldreomsorgen och funktionshinderomsorgen. Vi ser dock en stor potential att skala upp och bredda användningen av MIA.

– Nästa steg är att utveckla MIA för att även kunna användas av personal som arbetar på datorer och andra webbaserade plattformar. Leverantören arbetar dessutom med att utveckla liknande lösningar för socialtjänstens handläggare, exempelvis för att stödja transkribering av utredningssamtal och utarbetande av beslutsunderlag. Även om denna teknik inte är identisk med MIA, ser vi att den kan ge liknande positiva effekter.

– Sammanfattningsvis är MIA inte bara skalbart inom vår egen verksamhet, utan det har också potential att anpassas och tillämpas inom andra verksamheter som hanterar dokumentation och journalföring. Detta kan omfatta allt från socialtjänst och hälso- och sjukvård till andra områden där strukturerad och säker dokumentation är avgörande såsom arbetsmarknadsenheter.