Tjänsten utgår ifrån vilken yrkesroll medarbetaren har och berättar sedan för chef vad hen ska göra, hur man gör det, när det ska göras och om aktiviteten är påbörjad, klar eller kvar att göra. Chefer kan samarbeta med varandra i Biet och kan även använda tjänsten för alla sina nyanställda på samma gång. När en rutin förändras eller effektiviseras uppdateras Biet vilket gör att tjänsten alltid är aktuell.

Beatrice Lindh är interaktionsdesigner på Skellefteå kommun, och en av skaparna av Behörighetsbiet. Hon berättar att behovet av en samlad checklista för introduktion av nya medarbetare och att hantera behörigheter fanns hos chefer i många verksamheter.

– Det har funnits många typer av checklistor tidigare, men det som efterfrågades nu var en lista som alla kunde använda, där man delade samma information. Den skulle också vara enkel att administrera och uppdatera. Målet var att kunna utrusta en nyanställd på en halvtimme.

Beatrice Lindh och kollegan Josefin Nilsson, båda två interaktionsdesigners i grunden, jobbade tillsammans för att hitta den bästa lösningen. De intervjuade många chefer, men även andra som skulle komma i kontakt med tjänsten, som exempelvis support, och hittade de gemensamma nämnare som skulle bli basen för arbetet. Ledorden blev kontroll, underlätta och effektivisera.

Programmerare på IT-avdelningen byggde en testversion, och Behörighetsbiet började ta form. Med ett användarvänligt gränssnitt och en smart uppdelning av introduktionen i steg som gör det lätt att följa processen och samtidigt följa upp precis var det kan behövas utveckling gav Behörighetsbiet en helt ny överblick och känsla av kontroll.
– Det var väldigt spännande. Folk pratade i korridorerna om ”vi får se om biet kan flyga”. Och det gjorde det!

Behörighetsbiet lanserades den 15 maj och har redan använts som stöd vid 200 nyanställningar trots att tjänsten knappt marknadsförts än. Biet flyger, och Beatrice Lindh och hennes kollegor har siktet inställt på kommande utvecklingsprojekt: att lägga till fler yrkesroller, att hantera medarbetare som byter jobb, och att hantera medarbetare som slutar jobba i kommunen.

Har du något tips till den som vill inleda ett digitaliseringsprojekt?
– Ja, framför allt att inte glömma slutanvändaren. Våga lyssna och tänka ett steg längre: vilka är de underliggande behoven? Det är svårt att lyssna på det som inte sägs. Läs ännu mer

I utvecklingsteamet för Behörighetsbiet ingick:
Beatrice Lindh, interaktionsdesigner | Josefin Nilsson, interaktionsdesigner | Nicklas Pettersson, IT-systemutvecklare | Emelie Blomquist, verksamhetsutvecklare