Våra tre finalister
Måltidsnärvaro, Umeå kommun
Man har utvecklat en RPA-robot som fungerar som en digital assistent som kan automatisera repetitiva och regelbaserade arbetsuppgifter. Den här roboten samlar in dagsaktuella data (från olika system) från för-, grund- och gymnasieskolor och presenteras i en interaktiv rapport, som ger medarbetarna i produktionsköken en tydligare bild av hur många måltider de ska producera.
Hej, Annette Boström, områdeschef Nordväst, Umeå kommun!
Vilka är ni som har jobbat med insatsen?
– Måltidsservice, Digital omställning och IT och utbildningsförvaltningen
Kan du berätta mer om vilka förbättringar insatsen kommer att leda till?
– I Måltidsnärvaron får köken flera gånger under dagen information om hur barn och elever är närvarande i våra förskolor och skolor och vilka specialkoster man behöver laga utifrån det. Genom att kombinera data om specialkostbehov med realtidsdata om närvaro ökar vi träffsäkerheten i produktionen av måltider vilket leder till minskat matsvinn. Vi får också en prognos för planerad frånvaro för flera veckor framåt vilket gör det möjligt att planera för lov och studiedagar. Vi tror att den nya tekniken kommer att hjälpa oss att nå viktiga mål för till exempel klimat och ekonomi
Vi har också förbättrat säkerheten kring personuppgifter. Eftersom specialkost bedöms som en känslig personuppgift måste informationen tas in och lagras kontrollerat och säkert. Vi vill både använda och skydda data på samma gång.
Har du något tips till den som vill inleda ett digitaliseringsprojekt?
– Ha en tydlig målbild och process som ska digitaliseras innan projektstart. Det hade inte vi utan mycket har skruvats i under resans gång allt eftersom vi stött på utmaningar och nya förutsättningar. Handen på hjärtat hade nog inte startat upp det här projektet i dag utifrån de förutsättningar vi hade då. Å andra sidan har vi lärt oss otroligt mycket på resans gång som vi kan ta med i framtida digitaliseringsprojekt.
En annan lärdom är att tidigt ta med juridiska aspekter som påverkar informationssäkerhet och personuppgifter.
Digital ärendehantering och arkivering, Storumans kommun
Det har varit en utmaning att ge medborgare och företagare bra och kvalitetssäkrad service när ärendeprocessen har varit i olika e-tjänsteplattformar och det har krävt administrativ tid. Nu har man gått igenom arbetsprocessen och integrerat olika system för att få en sömnlös process i ärendehanteringen som ger en bättre och mer kvalitetssäkrad ärendehantering.
Hej, Elin Rutqvist, förvaltningschef Storumans Kommun, Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen!
Vilka är ni som har jobbat med insatsen?
– Alla (hela förvaltningen) har varit inblandade på olika sätt. En del av insatsen är att förtydliga våra processer och där är handläggarna bäst insatta, registratorer har bäst kännedom om hur och vilken information som behöver registreras. Ett fåtal personer på förvaltningen har arbetat mer med frågorna för att strukturera arbetet och göra det tydligt för medarbetarna. Vi har haft en extern resurs som förstår de tekniska delarna och genomfört tekniska förändringar.
Kan du berätta mer om vilka förbättringar insatsen kommer att leda till?
– Förbättringarna är många! Hanteringen blir mer rättssäker och jämställd. Varje gång en medarbetare ska in och tolka eller skriva över information finns risk att någonting ändras eller försvinner.
Digitaliseringen sparar tid i flera skeden vilket även leder till en bättre arbetssituation. Andelen handlingar som kommer in till oss med brev är idag mycket begränsad. När e-tjänster används kommer alla handlingar rakt in i systemet tillsammans med all information om sökanden.
Digitaliseringen leder till lägre kostnader för pappershantering och brevutskick.
Ökad rättssäkerhet utifrån att det endast är den sökande som kan ta del av handlingar som kommuniceras eller beslut som fattas.
Har du något tips till den som vill inleda ett digitaliseringsprojekt?
– Tänk igenom vart ni vill nå och vilka nyttor målet medför.
Det kommer att dyka upp hinder på vägen.
Alla tycker inte att digitalisering är viktigt eller intressant. Dessa personer behöver extra stöd och motivering inför förändring.
Ha tät dialog med verksamheten och de personer som berörs. Det finns mycket kunskap att hämta som är ovärderlig för att få en förändring som fungerar över tid.
Digitala föräldrastödsgrupper, Region Västerbotten
Digitala föräldrastödsgrupper är ett digitalt stöd som erbjuds likvärdigt i Västerbotten och utan väntetid. Stödet är främst riktat till föräldrar som behöver stöd för sina barn och unga som har utmaningar. Man har utvecklat både arbetssätt och den digitala plattformen och engagerat medarbetare och klienter i utvecklingen.
Hej, Mikaela Pallin, legitimerad psykolog, Kontaktcenter barn och unga psykisk hälsa Västerbotten!
Vilka är ni som har jobbat med insatsen?
– Vi är ett gäng psykologer som utformat våra behandlingsprogram och digitala arbetssätt, men hela arbetsplatsen är en del i arbetet. Exempelvis är vi många som leder grupperna. Våra vårdgrannar är också viktiga – framför allt personalen på länets hälsocentraler som bokar in patienter och ger värdefull feedback. Vi har också haft stort stöd av chef och verksamhetsutvecklare när vi hittat nya digitala lösningar.
Kan du berätta mer om vilka förbättringar insatsen kommer att leda till?
– Jämlik och nära vård till barn och föräldrar i hela Västerbotten. Vi vet att föräldrastöd är effektivt i behandling av barn med psykisk ohälsa, tack vare en digital insats kan vi erbjuda det snabbt och nära – oavsett om föräldrarna bor i Saxnäs eller Skellefteå.
Har du något tips till den som vill inleda ett digitaliseringsprojekt?
Det har underlättat för oss att ha ett tydligt uppdrag och stöd från chef om att utforma digitalt föräldrastöd. Sedan har det bara varit att kasta sig ut, våga prova och utvärdera allteftersom.
